Mail, sms e social: dal 14 luglio si cambia

Arrivano le nuove regole di ingaggio per gli oltre 3milioni e 266mila dipendenti pubblici. Dalla politica alla cronaca alle comunicazioni di servizio, il bon ton istituzionale dovrà essere la regola e non l'eccezione. Cambia anche l'approccio nei rapporti con il cittadino nei confronti del quale il comportamento dovrà essere improntato - meglio tardi che mai - «alla soddisfazione dell'utente». A partire dal 14 luglio, infatti, mandare una mail o pubblicare un post su un social network, rischia di comportare una sanzione disciplinare per chi mina la reputazione dell'ente pubblico. Così come non si potranno fare comunicazioni di servizio su whatsapp o altri sociale media, salvo che non sia necessario per finalità istituzionali.

La nuova policy è stata scandita dal DPR 81/2023 pubblicato in Gazzetta ufficiale il 29 giugno che ha modificato il Codice di comportamento dei dipendenti pubblici, provvedimento varato 10 anni a cui tutte le pubbliche amministrazione devono fare riferimento anche in caso di Regolamenti propri. Un cambiamento sollecitato anche dal Dl 36/2022 «(Pnrr2) in materia di utilizzo di tecnologie informatiche e dei mezzi di comunicazioni da parte dei dipendenti pubblici.

La mail istituzionaleStop a firme mail con impostazioni variegate o differenti: tutti i messaggi dagli account istituzionali, oltre a contenere esclusivamente informazioni relative alla sola attività di servizio, dovranno avere una modalità di firma uniforme e soprattutto dovranno consentire l'identificazione del mittente con indicazione di un recapito istituzionale per ogni contatto.

L'utilizzo di caselle di posta elettronica personale dovrà essere evitato, fatti salvi i casi in cui è impossibile accedere al proprio account istituzionale. Niente email, all'interno o all'esterno dell'amministrazione, con contenuti oltraggiosi o discriminatori che esporrebbero a responsabilità l'amministrazione di appartenenza.

Cautela nei social media Analogo accorgimenti sui social network: eventuali giudizi o commenti su eventi, cose e persone, non dovranno essere in alcun modo attribuibili, direttamente o indirettamente, alla pubblica amministrazione di appartenenza: se il dipendente di un Comune, i cui dati appaiono tra le informazioni del profilo social, fa commenti, deve fare attenzione affinchè tale opinione non comprometta il suo ruolo istituzionale. In ogni caso i dipendenti sono tenuti ad astenersi da qualsiasi intervento o commento che possa nuocere «al prestigio, al decoro o all'immagine della pubblica amministrazione di appartenenza o della pubblica amministrazione in generale». Stessa regola vale anche per la diffusione di informazioni a tutela dei diritti sindacali che non potranno trasmodare in offese alla reputazione dell'amministrazione pubblica.

Riservatezza ed etica pubblica Le comunicazioni che riguardano direttamente o indirettamente il servizio non si fanno sulle piattaforme digitali, come ad esempio whatsapp, a meno che l'uso dei social media non risponda esso stesso ad una esigenza di carattere istituzionale. Sul punto il nuovo Dpr ha suggerito che le amministrazioni pubbliche si dotino di una «social media policy» utili a individuare le responsabilità, anche graduandole in base al livello gerarchico. Rafforzato il quadro di riservatezza dei dati o documenti che riguardano o di ogni informazione acquisita e attività di servizio che non potranno finire su pubbliche piazze virtuali. Il Dpr, per quanto riguarda i rapporti con i cittadini, ha anche integrato una regola di comportamento del dipendente che, come detto, deve essere orientato «alla soddisfazione dell'utente».

Dirigenti, crescita e formazioneStop ai «protetti» o alle discriminazioni. I dirigenti, nei rapporti con i colleghi, i collaboratori e i destinatari dell'azione amministrativa, secondo la nuova formulazione integrata, assumono un comportamento esemplare «in termini di integrità, imparzialità, buona fede e correttezza, partità di trattamento, equità, inclusione e ragionevolezza». Al tempo stesso i dirigenti, oltre a promuovere «le opportunità di sviluppo interne ed esterne della struttura» di cui sono responsabili, dovranno valutare i propri dipendenti con imparzialità, rispettando le indicazioni ed i tempi prescritti e «misurando il raggiungimento dei risultati e il comportamento organizzativo».

I controlliSull'applicazione del Codice vigilano le stesse amministrazioni, attraverso articolazioni preposte. Per quanto attiene alle tecnologie informatiche è sempre l'amministrazione, attraverso i propri responsabili di struttura, a svolgere gli accertamenti necessari e a garantire la sicurezza e la protezione dei sistemi informatici, delle informazioni e dei dati; le modalià di svolgimento degli accertamenti saranno con apposite linee guida a cura dell'Agid, sentito il Garante per la protezione dei dati personali.